Boukje Keijzer is ontregelexpert. Voor Managementboek Magazine houdt ze (ongeveer) eens in de twee maanden een regel tegen het licht. In deze column gaat ze in op de AVG, die vaak als een sta in de weg wordt gezien. Maar er is veel meer mogelijk dan je denkt. Regel het gewoon goed met elkaar.

23 juni 2023

‘Er zijn minstens tien verschillende instanties betrokken bij dit gezin. Maar we mogen van de AVG geen gegevens uitwisselen om hen beter te kunnen helpen.’

‘Het toestemming vragen voor het gebruik van gegevens is verworden tot een circus van formulieren.’

De AVG. Ik ken bijna geen enkele professional die er blij van wordt. Ze klagen niet zozeer over de technische eisen rondom het verwerken en opslaan van persoonsgegevens. Iedereen snapt wel dat het niet de bedoeling is dat gegevens gehackt worden en op straat komen te liggen. De frustratie zit hem vooral in de beperkingen die professionals ervaren bij het delen van gegevens met collega’s en samenwerkingspartners. Bijvoorbeeld als ze integraal willen werken (1 gezin, 1 plan), of als ze iemand door willen verwijzen naar een andere organisatie.

De AVG vereist dat mensen goed geïnformeerd worden over welke gegevens opgeslagen en gedeeld worden en waarom. Bovendien moeten ze actief en in alle vrijheid toestemming kunnen geven voor gebruik en delen van hun gegevens. Dat leidt in de praktijk tot een oerwoud van regeltjes en onderlinge afspraken, waar menig professional in verstrikt raakt. We vinden dit met elkaar zo moeilijk te regelen, dat we soms helemaal geen gegevens meer uitwisselen. Ook niet als we daar mensen beter, sneller, of goedkoper mee kunnen helpen. Terwijl de wet wel eist dàt je het goed regelt, maar weinig zegt over hóe je dat doet.

Nu ben ik geen AVG expert, maar de rekstrategieën kunnen wel openingen bieden om het gesprek aan te gaan, intern en extern, over hoe je de privacy van mensen kunt waarborgen, zonder te verzanden in administratieve rompslomp.

De rekstrategieën tijd rekken en volume verminderen bieden ruimte om niet voor elk detail om toestemming te vragen. Kies een rustig moment om mensen goed te informeren. Soms is het mogelijk om voor veelvoorkomende situaties in één keer toestemming te verlenen. Ook kan vaak gesneden worden in de hoeveelheid gegevens of het type gegevens dat gedeeld wordt en het aantal situaties waarin gegevens uitgewisseld moeten worden.

Bij het hart verruimen gaat het vooral om inlevingsvermogen. Welke gegevens zou ik zelf willen delen en onder welke omstandigheden? Mensen geven eerder toestemming als de uitwisseling van informatie ze voordeel op kan leveren (‘Zo kunnen we u ook attenderen op andere toeslagen waar u recht op hebt, of beter integraal ondersteunen’). Informeer mensen extra goed als het gaat om gevoelige informatie of als de uitwisseling mogelijk ook negatieve consequenties heeft. Overigens zijn veel professionals al gebonden aan vertrouwelijkheid van gegevens, ook buiten de AVG om, en biedt de wet de mogelijkheid om maatwerk te leveren als er vitale belangen in het geding zijn, zoals in noodgevallen of levensbedreigende situaties.

Vanuit het perspectief verbreden kun je eens je licht opsteken bij de buren. Elke organisatie richt de bescherming van privacygevoelige informatie namelijk anders in. Misschien wel veel slimmer dan jij! Binnen een bepaalde regio of sector kun je vaak prima afspraken maken over hoe jullie omgaan met gegevens van klanten, door vanuit de klant te kijken naar de samenwerking in de keten.

De AVG wordt regelmatig als excuus gebruikt voor slechte samenwerking of dienstverlening. Terwijl er veel meer mogelijk is dan je denkt. Regel het gewoon goed met elkaar. Daar worden je klanten namelijk blij van.

Deze column is verschenen op de website van Managementboek Magazine.