Boukje Keijzer is ontregelexpert. Voor Managementboek Magazine houdt ze (ongeveer) eens in de twee maanden een regel tegen het licht. In deze column gaat ze in op procedures rond declaraties. Tuurlijk: We willen bonnetjesaffaires het liefst voorkomen, maar is het echt nodig iedere bitterbal te verantwoorden?

2 mei 2023

‘Het hele aanvraag- en verantwoordingsproces om een schaal koekjes op tafel te kunnen zetten bij een vergadering is zo ingewikkeld, dat ik die koekjes meestal gewoon zelf regel en betaal.’

‘Voor elke uitgave die ik doe moet ik vooraf een aanvraag met offerte indienen, die goedgekeurd moet worden door m’n teamleider en de afdeling control. Waarom moet de factuur dan na afloop weer door ons alle drie geaccordeerd worden, voordat die betaald kan worden?’

Omslachtige, tijdrovende declaratieprocedures. Ze leiden in organisaties tot collectief gezucht. En soms tot regelrecht ongeloof. Zoals bij de organisatie die foto’s van de borrelhapjes eiste bij de verantwoording van de gemaakte kosten voor een event. Natuurlijk willen we zicht houden op waar het geld aan besteed wordt. En geen enkele organisatie zit te wachten op een bonnetjesaffaire. Maar de declaratieprocedures die we inrichten staan lang niet altijd in verhouding tot de bedragen die ermee gemoeid zijn. Bovendien spreekt er soms een wel heel wantrouwend beeld ten aanzien van werknemers uit: alsof die massaal samenspannen met de cateraar of stiekem thuis de borrelhapjes opeten. Het loont de moeite, ook financieel, om nog eens kritisch naar dit soort procedures te kijken. Want elke controlestap maakt dat bonnetje een stuk duurder.

Volume verminderen kan een hele effectieve rekstrategie zijn. Zorg dat medewerkers niet voor elk bonnetje de hele procedure hoeven te doorlopen, maar bijvoorbeeld alleen bij bedragen die boven een bepaald bedrag uitkomen. En kies alleen voor goedkeuring vooraf, zodat je kunt sturen op uitgaven. Accorderen achteraf is dan niet meer nodig.

Mocht er een verschil zijn tussen het factuurbedrag en het aangevraagde bedrag dan kun je maatwerk leveren. Met een apart proces voor bijzondere uitgaven en extra aandacht voor wijzigingen ten opzichte van de oorspronkelijke bestedingen. Een ‘akkoord, tenzij’ proces dus voor uitzonderingen, in plaats van een controleproces voor alle uitgaven.

Voor iedereen die toch graag een stok achter de deur wilt houden om ongeoorloofde uitgaven te voorkomen, kan ook kiezen voor tijd rekken als rekstrategie. Door niet altijd ieder bedrag te controleren, maar af en toe een onverwachte steekproef te doen.

Je kunt ook inzetten op Pippi Langkousen: gewoon stoppen met die aanvraag- en accorderingsprocedures. Geef iedere medewerker per maand een bedrag extra bij hun salaris en zeg erbij dat alle bonnetjes onder dat bedrag voor eigen rekening zijn. Deze aanpak bespaart niet alleen je medewerkers veel tijd, maar vooral alle leidinggevenden en financiële medewerkers die aanvragen moeten goedkeuren en bedragen moeten overmaken. En dat scheelt de organisatie een hoop geld.

Het vertrouwen dat hieruit spreekt levert ook veel op. Je kunt het gewoon weer met elkaar hebben over de inhoud van het werk: wat heeft die bijeenkomst die je georganiseerd hebt eigenlijk opgeleverd? En gaat het je vooral om kostenbeheersing, daag medewerkers dan uit om kosten te besparen op veelvoorkomende posten. De afdeling die de grootste besparing bereikt, wordt gefêteerd op een borrel. Met hapjes.

Deze column is verschenen op de website van Managementboek Magazine.