Boukje Keijzer is ontregelexpert. Voor Managementboek Magazine houdt ze (ongeveer) eens in de twee maanden een regel tegen het licht. In deze column gaat ze in op het 100 ogen principe, dat in de praktijk vaak wordt toegepast. Bedoeld om de kwaliteit te verbeteren, en goed voor het draagvlak… Maar is het echt een goed principe?

16 maart 2023

‘Aanbestedingsprocedures zijn de meest tijdrovende processen in onze organisatie. Elk document moet langs minimaal zes schijven voordat we de volgende stap kunnen zetten.’

‘Notities voor het bestuur moeten bij ons door allemaal baasjes ‘gezien’ worden, maar in de praktijk blijken die grotendeels blind hun paraaf te zetten. Hun toegevoegde waarde aan de kwaliteit van het stuk is nul.’

‘Het 100 ogen principe’ hebben we het genoemd bij de afdeling inkoop van een grote overheidsorganisatie: de neiging om zoveel mogelijk mensen ergens naar te laten kijken. Een dergelijk proces langs allerlei schijven is nooit een formeel vereiste (van bijvoorbeeld de aanbestedingswet), maar iets wat een organisatie zelf zo inricht. Soms bedoeld om de kwaliteit van een stuk te verbeteren door kennis eraan toe te laten voegen. In de praktijk vaak ingezet om – in ieder geval op papier – draagvlak te verkrijgen of verantwoordelijkheid te spreiden. In de trant van ‘x heeft het gezien en goedgekeurd, dus als het fout gaat ben ik niet de enige die ervan wist.’ Terwijl de kans op fouten en misverstanden ook kan toenemen, naarmate er meer mensen bij betrokken worden.

Het zou natuurlijk geweldig zijn als al die ogen meer zien dan de opsteller van de notitie en daarmee daadwerkelijk waarde toevoegen. Maar het overgrote deel van de geadresseerden heeft helemaal geen tijd om het stuk te lezen, omdat ze er tientallen van op hun bureau krijgen. Hun parafen blijken blinde vinken te zijn. En dat is niet alleen zonde van de tijd die zo’n hele cyclus kost, maar ook van de kwaliteit. Want zo missen we de scherpe blik van degenen die daadwerkelijk expertise kunnen toevoegen of wezenlijk bij kunnen dragen aan betere, gedragen besluiten. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat elke geworpen blik doel treft?

Laten we beginnen met volume verminderen als rekstrategie. Teken het hele proces eens uit en kijk welke schijven eruit kunnen. Hoeveel ogen zijn er nou echt nodig om voldoende draagvlak te verkrijgen? Het kan al schelen als niet élk stuk de hele route af hoeft te leggen. Niemand zit erop te wachten om voor elke brief erbij gehaald te worden, of om vijf verschillende versies van een stuk door te moeten spitten.

Tijd rekken als rekstrategie draait hier om tijd beperken. Zorg ervoor dat de hoeveelheid tijd die aan het lezen van stukken besteed wordt drastisch naar beneden kan. Bijvoorbeeld door experts te vragen om alleen naar een specifieke passage te kijken en beslissers te wijzen op de risicoparagraaf. Zo benut je hun tijd optimaal en val je niemand lastig met onderdelen waar hun kennis of mandaat niet voor nodig zijn. Bijkomend voordeel is dat je deze vragen gelijktijdig uit kunt zetten, omdat ze naar verschillende onderdelen kijken. Dat scheelt een hoop wachttijd in de keten.

Die keten staat centraal bij het perspectief verbreden als rekstrategie. Als je naar de volle breedte van het proces kijkt, wiens blik is dan onmisbaar en in welke fase heb je hun expertise of wijze afweging nodig? Waar heb je mogelijk zelf als opsteller een blinde vlek en wie kan je daar het beste op wijzen? Door het hele proces in ogenschouw te nemen wordt zichtbaar welk houvast je voor elke stap nodig hebt en wie dat houvast het beste kan bieden.

Zorg dat je focust op de mensen die echt waarde toevoegen. Want 100 onoplettende ogen zien minder dan twee of drie mensen met een heldere blik.

Deze column is verschenen op de website van Managementboek Magazine.