Als iedereen zich goed voorbereidt, ontstaat juist enorm veel ruimte om samen tot nieuwe, betere oplossingen te komen.

1 december 2023

Het goed voorbereid een gesprek of de wijk ingaan betekent niet dat de uitkomst dan al vaststaat. Het betekent dat je de kennis die er al is benut en je rekenschap geeft van de context.

Nooit gedacht dat ik deze woorden wekelijks uit zou spreken. Niet thuis tegen mijn zonen, die inmiddels te oud zijn voor deze aansporing, maar op mijn werk. Tegen ambtenaren die met een ‘leeg canvas’ de wijk in willen gaan om met bewoners te praten over de inrichting van een park. Tegen bestuurders die ‘zonder agenda’ het gesprek aan willen gaan met belangrijke stakeholders. Tegen professionals die ‘onbevangen’ hun werk willen doen en daarbij nalaten om hun eigen expertise in te brengen. Ik moet hen er regelmatig als een strenge schooljuf op wijzen dat het verzaken van je huiswerk onverstandig en naïef is. En lui.

Lui, omdat in veel gevallen degene die zo graag onbevangen het gesprek ingaat gewoon niet de moeite heeft genomen om de stukken te lezen.

Naïef, omdat een gesprek met stakeholders altijd gaat om het uitwisselen en onderhandelen over belangen. Door te doen alsof die belangen er niet zijn, wordt de kans dat je er samen uitkomt een stuk kleiner.

Onverstandig, omdat het heel kostbaar is om achteraf bij te sturen als dan pas de relevante gegevens en belangen boven tafel komen. Het leidt tot ellenlange processen en getroebleerde verhoudingen door gebrek aan transparantie. En tot bewoners die afhaken, omdat ze geen zin hebben om tijd te besteden aan het ontwikkelen van ideeën die uiteindelijk niet binnen de blijkbaar toch aanwezige kaders passen.

• Weet wat er eerder rond een onderwerp is gezegd/gedaan/besloten. Breng de kaders in kaart.
• Weet waar de eventuele grenzen liggen als het gaat om techniek, financiën en planning. Wees duidelijk over wat wel en niet kan.
• Lees de stukken, zodat iedereen met dezelfde informatiepositie begint en er geen tijd verspild wordt aan bijpraten. Nog los van de tijd die in het opstellen van die stukken is gaan zitten.
• Ken de cijfers. Laat je niet overrompelen door suggestieve woorden als ‘een tsunami aan asielzoekers’ of ‘een verwaarloosbaar probleem’, maar weet wat de werkelijke omvang is.
• Weet wat er onder de oppervlakte ligt (letterlijk en figuurlijk), zodat je niet voor verrassingen komt te staan als je gaat graven.
• Check de kalender en weet wanneer er belangrijke overleggen plaatsvinden, zodat je op tijd de dialoog kunt voeden met relevante informatie.
• Weet wat voor jou en je organisatie belangrijke waarden en doelen zijn, zodat je je niet voor iemand anders’ karretje laat spannen.
• Ken je positie en verdiep je in de positie van je gesprekspartners, zodat je er samen het maximale uit kunt halen.

Overigens is het niet alleen de overheid die beter haar huiswerk moet doen. Ook van de indiener van een voorstel of een gesprekspartner mag je verwachten dat die zich verdiept in de haalbaarheid, dat die zelf voor draagvlak zorgt en heeft nagedacht over hoe het voorstel bij kan dragen aan de doelen van de organisatie.

Geen enkel gesprek begint neutraal. Geen enkel project start zonder voorgeschiedenis. Geen enkele ontwikkeling ontstaat vanuit een vacuüm. Ken de context en neem die mee in gesprekken. Het is echt niet zo dat de uitkomst daarmee al van tevoren vaststaat. Als iedereen zich goed voorbereidt, ontstaat juist enorm veel ruimte om samen tot nieuwe, betere oplossingen te komen.

Dus grow up en doe gewoon je huiswerk. Dan laat ik mijn opgeheven vingertje thuis.

Deze column is verschenen op de website van Binnenlands bestuur.