Ja maar dát mag niet… Een zinnetje dat professionals regelmatig tegenkomen. Maar in de praktijk is er vaak rek te vinden in – en tussen – het woud aan regels, weet ontregelexpert Boukje Keijzer. Voor Managementboek Magazine maakt ze een reeks columns met actuele voorbeelden, én manieren om ermee om te gaan. Bij wijze van introductie deelt ze alvast haar 7 rekstrategieën.
12 januari 2023
Veel mensen hebben een haat-liefdeverhouding met regels. Regels zorgen voor duidelijkheid en houvast en helpen ons om te sturen op belangrijke waarden. Maar ze zetten ook de werkelijkheid vast, waardoor goede ideeën nooit voorbij ‘kan niet’, ‘mag niet’ en ‘past niet’ komen en er onvoldoende ruimte is voor de menselijke maat. Met de beste intenties hebben we steeds complexere systemen opgetuigd voor het maken en bewaken van regels, die steeds minder ruimte bieden voor de noodzakelijke rek. De balanstussenregels en rek is zoek.
Het moet en kan anders. De eerste vraag die ik altijd stel als mensen klagen over verstikkende regels is ‘Waar staat dat?’ Vaak blijkt het om aannames te gaan over wat wel en niet mag. Als ze de regel erbij pakken, staat er regelmatig iets anders dan men dacht. De tweede vraag is ‘Wat probeer je er eigenlijk mee te regelen? En lukt dat ook een beetje?’ Veel regels blijken in de praktijk niet bij te dragen aan de beoogde kwaliteit, veiligheid of kostenbesparing. Om meer ruimte in de regels te creëren, zonder het broodnodige houvast te verliezen, ontwikkelde ik zeven rekstrategieën. Knoppen om aan te draaien bij het vinden van een betere balans tussen regels en rek.
1. Tijd rekken. Ga eens spelen met tijd. Probeer de frequentie waarmee je met een regel te maken hebt te verlagen. Kan de regel ook minder vaak of minder lang toegepast worden, of op een ander, rustiger moment?
2. Volume verminderen. Je kunt sturen op het aantal regels, bijvoorbeeld door minder vragen te stellen en minder formulieren te laten invullen. En door je te beperken tot alleen die regels die noodzakelijk zijn en waar ook echt wat mee gedaan wordt.
3. Hart verruimen. Je kunt ervoor kiezen om vaker de mens als uitgangspunt te nemen in plaats van de anonieme systeemwereld. Door uit te gaan van vertrouwen en intuïtie en ervaring mee te laten spelen.
4. Perspectief verbreden. Met een open mind en brede blik komen niet alleen dubbelingen in beeld, maar ook andere oplossingen. Door de hele samenwerkingsketen in ogenschouw te nemen, wordt zichtbaar welke regels prioriteit hebben en waar in de keten regels echt toegevoegde waarde hebben.
5. Maatwerk leveren. Ga voor oplossingen op maat. Dat kan door een uitzondering te maken of afwijking van de regels te gedogen. En door aparte processen in te richten voor veel voorkomende situaties en unieke casussen.
6. Regel oprekken. Uiteraard kun je ook aan de regel zelf sleutelen. Door hem aan te passen aan veranderende omstandigheden of af te schaffen. Soms kun je zaken juist beter regelen door een regel toe te voegen of verduidelijken.
7. Pippi Langkousen. Als het echt om onzinnige regels gaat, dan moet je het lef hebben om ermee op te houden. Iets vaker vergiffenis achteraf vragen in plaats toestemming vooraf. En durven vertrouwen op de professionaliteit van medewerkers voor het opstellen van regels die wél bijdragen aan de beoogde doelen. Daag elkaar uit om bewust regels te overtreden om zo samen tot betere oplossingen te komen.
Met deze rekstrategieën is in vrijwel elke situatie ruimte te creëren zonder het houvast dat regels bieden kwijt te raken. Probeer het maar eens. Want tussen de regels is er veel meer ruimte dan je denkt.
Deze column is verschenen op de website van Managementboek Magazine.
