De zin en de onzin van declareren op basis van bonnetjes. Navigeren in de regels rond de AVG. Het nut van vergaderen en het 100 ogen principe… Boukje Keijzer is ontregelexpert en verzorgde in 2023 de columns in Managementboek Magazine. We zwaaien haar uit in dit overzichtstopic, en kondigen aan wie het stokje overneemt in de jaargang 2024.

19 januari 2024

Ja maar dát mag niet… Een zinnetje dat professionals regelmatig tegenkomen. Maar in de praktijk is er vaak rek te vinden in – en tussen – het woud aan regels, weet ontregelexpert Boukje Keijzer.  Sinds 2010 is ze directeur van 7Zebra’s, een creatief adviesnetwerk dat zich richt op het realiseren van nieuwe verhoudingen tussen overheid en samenleving. Van daaruit ontwikkelde ze een methodiek om meer mogelijk te maken door de rek in de regels te vinden. 
Ze is de auteur van De regels en de rek en voor Managementboek Magazine maakte ze een reeks columns met voorbeelden van regels waar je vraagtekens bij kunt zetten, én manieren om ermee om te gaan. Bij wijze van introductie deelde ze in haar eerste bijdrage haar 7 rekstrategieën.

DE JUISTE PERSOON

En dan de voorbeelden. Personeelstekort was ook in 2023 een breed gevoeld probleem. ‘Vaak moeten we mensen afwijzen, omdat ze niet de juiste opleiding hebben gevolgd die volgens de regels aan een functie is gekoppeld’, is de verzuchting.  Maar de juiste persoon op de juiste plek vraagt om een ander perspectief op wat we onder ‘juist’ verstaan, schrijft Keijzer. In haar tweede bijdrage gaat ze in op de mogelijkheden om openstaande vacatures tegen de stroom in toch te vervullen.

HET 100 OGEN PRINCIPE

Mensen in organisaties hebben soms de neiging om zoveel mogelijk mensen mee te laten kijken. Bijvoorbeeld naar rapporten en aanbestedingen. Dat gebeurt om niks over het hoofd te zien. Of om draagvlak te verkrijgen of verantwoordelijkheid te spreiden. In haar derde bijdrage stelt Keijzer de vraag wanneer en of al die extra ogen werkelijk waarde toevoegen. En vertelt ze hoe je er vanaf komt.

DE KOSTEN VAN EEN BONNETJE

En declareren. Wie is er niet groot mee geworden? In 2023 was er geen grote bonnetjesaffaire in het nieuws. Maar de vraag of het zin heeft om alles tot op de laatste bitterbal te declareren is altijd relevant. De kosten van kostenbeheersing kunnen zomaar uit de bocht vliegen, als je even niet oplet. In haar vierde bijdrage vertelt Keijzer onder meer over de waarde van vertrouwen geven, en deelt ze andere manieren om de kosten te beheersen.

AVG EN WEE

In haar vijfde bijdrage gaat Keijzer in op de AVG, die vaak als een sta in de weg wordt gezien. Ze betoogt dat er veel meer mogelijk is dan je denkt. Regel het gewoon goed met elkaar. ‘De wet eist wel dàt je het goed regelt, maar zegt weinig over hóe je dat doet’, schrijft ze. En een van de adviezen is eens te gaan kijken hoe de buren het geregeld hebben.

MINDER MAATREGELEN, MEER VRIJHEID 

‘Hoe kunnen we ervoor zorgen dat situaties veiliger worden, zonder dat we allerlei complexe, tijdrovende barrières opwerpen?’ Dat is de centrale vraag in Keijzers zesde bijdrage. Hoe Amsterdam achter CS de veiligheid vergrootte door alle verkeersmaatregelen weg te laten, zodat mensen zelf weer gingen opletten. En hoe de nattevingertest soms beter werkt dan een hygiënechecklist.

SYSTEM SAYS NO

Datalekken en hacks zijn een zorg voor vrijwel elke organisatie. Of zouden dat moeten zijn. Maar regels rond IT beveiliging kunnen het werk zelf in de praktijk danig belemmeren. In haar zevende bijdrage geeft Keijzer antwoord op de vraag: Hoe zorgen we dat ICT-systemen gegevens beschermen, zonder de toegang tot die gegevens te veel te belemmeren?

LATEN WE HET ER NOG EENS OVER HEBBEN…

We vergaderen collectief te vaak, te lang, met te veel mensen en met te weinig resultaat. Een overleg dat voor een uur in de agenda is gepland, duurt op wonderbaarlijke wijze altijd een uur. Herkenbaar? Lees dan even Keijzers laatste bijdrage over hoe vergaderen efficienter kan als je afscheid neemt van alle ongeschreven regels eromheen.

En stel he, stel dat je een of meerdere van Keijzers adviezen effectief kunt inzetten. Dan heb je misschien meteen je personeelstekort wat verminderd.

Boukje hartelijk dank voor al je bijdragen! Regels zijn helaas regels, dus we gaan het stokje doorgeven.

De column wordt in 2024 verzorgd door: Jitske Kramer. Haar eerste bijdrage staat nu hier online.

Deze column is verschenen op de website van Managementboek Magazine.