Een extra toevoeging aan een criterialijst maakt niet het verschil in de beoordeling, maar misschien wel voor degene die eraan moet voldoen.

28 maart 2022

Aanbestedingen. Ik vind het nog steeds een drama, hoewel er in de jaren dat ik ze vermeed veel verbeterd is. Weer moet ik tientallen pagina’s aan informatie aanleveren, waarvan er welgeteld vier (!) gaan over wat we daadwerkelijk willen doen. Op basis van die vier pagina’s bepaalt de beoordelingscommissie hoe hoog het aanbod scoort op kwaliteit, wat samen met het team en de prijs bepaalt wie de aanbesteding ‘wint’. De kans is echter groot dat die vier A4’tjes de beoordelingscommissie nooit zullen bereiken, omdat de inschrijving al eerder is afgevallen. Op basis van een enorme hoeveelheid uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen, die soms achteloos aan het eisenpakket toegevoegd lijken te zijn.

Als je eerder gefraudeerd hebt of je belastingen niet op tijd betaald hebt mag je bijvoorbeeld niet meedoen. Dat is wellicht goed te begrijpen, maar tussen de waslijst met criteria zitten ook een heleboel eisen waarvoor dat minder vanzelfsprekend is. Is het noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht dat de inschrijvende organisatie ISO-gecertificeerd is? Moet een digitale leeromgeving echt voldoen aan Internet Protocol 6 of voldoet Protocol 5, waar duizenden andere organisaties op draaien, eigenlijk ook prima?

Natuurlijk is er veel voor te zeggen om voor maximaal te gaan. Kwaliteit en veiligheid staan immers voorop. Als overheid heb je bovendien een voorbeeldfunctie en met je inkoopbeleid kun je andere partijen stimuleren om net dat tandje extra bij te zetten. Maar elk van die tandjes erbij heeft ook een prijs. Om te voldoen aan een bepaald keurmerk of certificaat moet een organisatie vaak een maandenlange procedure doorlopen en flink in de buidel tasten. Met als gevolg dat kleinere of jongere organisaties al bij voorbaat buiten de boot vallen, omdat ze niet altijd de menskracht, middelen of tijd hebben om aan de eisen te voldoen. Ongeacht de kwaliteit die ze leveren. Nu kun je zeggen dat dit soort eisen ook veel zeggen over de kwaliteit van de inschrijvers. Maar anders dan bij de weging van de inhoudelijke kwaliteit gaat het hier om zero-sum uitsluitingsgronden. Voldoe je er niet aan, dan is de inschrijving meteen ongeldig. Waarmee die ISO-certificering en die hogere Internet Protocol versie feitelijk zwaarder wegen dan de inhoudelijke kwaliteit.

Dit soort toegevoegde eisen of vragen kom je niet alleen bij aanbestedingen tegen. Registraties die elk per stuk slechts een paar minuten kosten, maar samen zo een uur per dag in kunnen nemen. Vragenlijsten waarvan maar de helft van de vragen echt relevant is voor de klus die geklaard moet worden. Informatie die verzameld wordt, waar vervolgens niets mee gedaan wordt. En dat is zonde. Niet alleen zonde van ieders tijd en de kosten waar we elkaar op jagen. De belangrijkste kosten zitten hem in het afhaken van inschrijvers en medewerkers. In de prijs van de gemiste match. Omdat je niet uit de beste partijen kunt kiezen, omdat die niet mee kunnen doen. In de aantasting van het werkplezier, waardoor medewerkers de overheid verlaten. Kosten die we vaak over het hoofd zien als we achteloos een vraag of eis toevoegen.

Draai het eens om. Ga voor minimaal. Noteer alleen het hoogst noodzakelijke. Stel alleen eisen die essentieel zijn om de kwaliteit en veiligheid te garanderen. Verzamel alleen het onmisbare. Begin bij de ‘need to know’. En vraag je vervolgens bij elke vraag of eis die je toe wilt voegen af wat de kosten daarvan zijn. Niet alleen in tijd en geld, maar ook in onnodige afhakers, onbedoelde uitsluiting en onder regeldruk bezwijkende collega’s. En vraag je dan af of je die kosten ervoor over hebt.

Deze column is verschenen op de website van Binnenlands bestuur.