Regelknelpunt

Bij een grote onderwijsinstelling moeten studenten en medewerker een kaart aanvragen voor toegang tot bepaalde ruimtes en het maken van printjes en dergelijke. Maar het kon wel 6 tot 8 weken duren voordat men die kaart daadwerkelijk in handen had. Niet handig als je goed wilt beginnen aan je studie of baan en ook erg tijdrovend voor alle medewerkers die bij de kaart betrokken zijn.  

Rekoplossing

Door met alle betrokken afdelingen naar het proces te kijken kon het veel efficiënter worden ingericht. Minder schakels, geen dubbele checks meer en beter benutten van ieders plek in de keten. Daarmee is de doorlooptijd ingekort naar 6 tot 9 werkdagen (afhankelijk van het aantal aanvragen) en is de aanvraagmogelijkheid vervroegd, waardoor studenten en staf veel sneller plezier hebben van hun kaart. 

Toegepaste rekstrategieën 

• Volume verminderen: benutten van data om tijdlekken in kaart te brengen 
• Tijd rekken: aanvragen kan nu voorafgaand aan indiensttreding  
• Tijd rekken: onderscheid tussen hoogseizoen (start academisch jaar) en laagseizoen 
• Perspectief verbreden: inperken van het aantal schakels in het proces 
• Perspectief verbreden: taken belegd bij meest voor de hand liggende partij 

Resultaat 

• Halvering van de doorlooptijd 
• Blije studenten en staf! 
• Minder dubbele handelingen, minder ruis 
• Optimale inzet van expertise van elke afdeling 
• Betere samenwerking tussen betrokken afdelingen