Boukje Keijzer is ontregelexpert. Voor Managementboek Magazine houdt ze (ongeveer) eens in de twee maanden een regel tegen het licht. In deze column gaat ze in op vergaderen. ‘We vergaderen collectief te vaak, te lang, met te veel mensen en met te weinig resultaat.

13 december 2023

‘Mijn werkdag zit back-to-back vol met vergaderingen, waarin iedereen zijn zegje doet, maar niemand knopen doorhakt.’ ‘Voorstellen worden steeds op andere overlegtafels geagendeerd. Het lijkt wel of niemand weet wie er echt over gaat’.

Er zijn maar weinig mensen die vergaderen als hobby hebben en toch zitten veel mensen het gros van hun werktijd in kale overlegruimtes, met bloedeloos meubilair en een bekertje automatenkoffie. Dat is al best sneu als je erover nadenkt, maar de grootste frustratie van die mensen zit niet in de koffie, maar in de nutteloosheid van het overleg. Er wordt te veel gepraat, te weinig nieuws gezegd, en vooral te weinig besloten.

Vergaderingen zijn bedoeld om informatie en ideeën uit te wisselen, plannen te verrijken met expertise en verschillende perspectieven, en om besluiten te nemen. In de praktijk zijn overleggen omgeven met een dichte mist van ongeschreven regels. Over wie bepaalt wat er op de agenda staat, wie erbij aanwezig mogen zijn, wie als eerste het woord voert, wie het laatste woord heeft en wie er überhaupt iets mag zeggen. Soms wordt er een agenda en een verslag of afsprakenlijstje gemaakt, maar dat betekent niet dat men zich ook aan die agenda of gemaakte afspraken houdt. Vaak is er sprake van een ‘plasjescultuur’, waarbij deelnemers aan een vergadering allemaal apart hun zegje willen doen, ook als hun punt al door iemand anders gemaakt is. Doodvermoeiend.

We vergaderen collectief te vaak, te lang, met te veel mensen en met te weinig resultaat. Ik pleit voor een tarieftijdklok in elke vergaderruimte, gekoppeld aan de uurtarieven van de deelnemers, die elke minuut in harde euro’s zichtbaar maakt hoe duur vergaderen is. Dan wordt pas zichtbaar hoe prijzig die plasjes zijn en hoe kostbaar besluiteloosheid is. Dat kan een stuk zinniger, sneller en vooral plezieriger.

Laten we eens beginnen met minder vaak en minder lang te vergaderen (volume verminderen en tijd rekken). Een overleg dat voor een uur in de agenda is gepland, duurt op wonderbaarlijke wijze altijd een uur. Maar als we hetzelfde overleg voor een half uur inplannen, blijkt het opeens in 30 minuten te kunnen. Het is niet nodig om elke week met dezelfde mensen om tafel te zitten. Een stand-by afspraak waarbij voor specifieke onderwerpen een collega invliegt, kan net zo effectief zijn. Vaker ergens over vergaderen leidt zelden tot betere besluiten. Het is eerder een teken dat niemand knopen durft door te hakken.

We kunnen het perspectief verbreden en wat vergaderregels toevoegen (regel oprekken). Neem de hele vergadercyclus in ogenschouw. Waarover moet een besluit genomen worden en wie heb je daarvoor nodig? Om hun specifieke kennis of perspectief in te brengen. Of omdat ze mandaat hebben om knopen door te hakken. Geef duidelijk aan of een onderwerp ter informatie, ter discussie of voor besluitvorming op de agenda staat. Laat je niet verleiden tot discussies over iets dat al besloten is of slechts ter informatie voorligt. En leg afspraken duidelijk vast en deel ze. Dan weet iedereen die er niet bij was ook meteen dat zo’n overleg prima zonder hen kan.

Dat vraagt wel om het verruimen van je hart en vertrouwen dat je collega jouw perspectief of de belangen van de afdeling kan inbrengen. Dat maakt het een stuk eenvoudiger om een vergaderverzoek af te slaan. Kijk een beetje kritisch naar jezelf en doe alleen je mond open als je echt iets nieuws aan het gesprek toe te voegen hebt. Of zoals ik laatst bij de ingang van een festival zag staan: ‘Leave your ego at the door’.

Deze column is verschenen op de website van Managementboek Magazine.