Boukje Keijzer is ontregelexpert. Voor Managementboek Magazine houdt ze (ongeveer) eens in de twee maanden een regel tegen het licht. In deze column gaat ze in op veiligheidsregels: Ook zonder te tornen aan de veiligheid kan er ruimte in de regels gecreëerd worden.

4 september 2023

‘We moeten aan zoveel veiligheidsmaatregelen voldoen, dat we amper nog ons werk kunnen doen. Terwijl het er niet eens echt veiliger op wordt.’ ‘Elke dag vinken we allerlei veiligheidschecklisten af, die vervolgens ongezien in de prullenbak belanden.’

Veiligheid staat voorop. Een principe waar niet aan te tornen valt. We willen immers geen risico lopen dat iemand gevaar loopt om gewond te raken of ziek te worden of dat we andere schade oplopen als samenleving. Daarom hebben we gedetailleerde hygiënechecklists om te zorgen dat de ruimtes waar we werken en wonen schoon zijn. We plaatsen allerlei verkeerslichten, -borden en -obstakels om een onoverzichtelijk kruispunt veiliger te maken. En doorlopen uitgebreide veiligheidsprocedures als iemand een overheidsgebouw binnenkomt: vooraf aanmelden van bezoekers, melden bij de receptie met identiteitsbewijs, en opgehaald worden door degene met wie we een afspraak hebben, via poortjes die alleen opengaan met een geregistreerde bezoekerspas.

Hoe goed bedoeld ook, is het de vraag of het er altijd veiliger op wordt. Routinematige handelingen als hygiënelijstjes worden vaak onderdeel voor onderdeel blind afgevinkt. Bij sommige kruispunten staan zoveel verkeersaanwijzingen dat je door de verkeersborden de weg niet meer ziet. En de veiligheidsmaatregelen bij entree van een gebouw kunnen niet voorkomen dat iemand een gebouw opblaast, computers hackt of dat er brand uitbreekt. Sterker nog, als er brand uitbreekt, maken al die poortjes het er bepaald niet veiliger op.

Hoe kunnen we ervoor zorgen dat situaties veiliger worden, zonder dat we allerlei complexe, tijdrovende barrières opwerpen?

De rekstrategie van het hart verruimen daagt uit om meer te vertrouwen op mensen in plaats van systemen. Bijvoorbeeld op de medewerker die haar gasten bij de balie op komt halen en verantwoordelijk is voor hen. Op het beoordelingsvermogen van een collega die even zijn neus in de koelkast steekt of rondkijkt in een ruimte of die schoon genoeg is. En op elkaar als we een kruispunt oversteken.

Daarbij werkt het goed om het perspectief te verbreden. Welke maatregel draagt het meeste bij aan de veiligheid? Is daar onderzoek naar gedaan en passen we de resultaten daarvan ook toe? Bij de ene organisatie krijg je een bezoekerspas en mag je zelf naar boven lopen, bij de andere wordt de bezoeker opgehaald. Een kijkje bij de buren laat meteen al zien dat er meerdere wegen zijn die naar veiligheid leiden. Kijk ook even goed wie het beste bepaalde veiligheidschecks kan doen: de receptioniste, de beveiliger bij de ingang of degene die een afspraak met een bezoeker heeft? De gebruiker van een ruimte, de schoonmaker of de manager?

Vaak kunnen we de regels oprekken door kritisch te kijken of bepaalde regels afgeschaft of aangepast kunnen worden. Zo is er bij de herinrichting van de chaotische verkeersituatie achter Amsterdam Centraal Station gekozen om alle verkeersmaatregelen weg te laten, zodat mensen zelf weer gaan opletten. Soms is er slechts één ultieme check nodig, zoals de ‘natte vinger test’ (zou jij hem aflikken als je hem hier langs de tafel of kastjes zou halen?). Of regels worden vervangen door instrumenten die automatisch de veiligheid in de gaten houden, zoals een thermometer die een signaaltje afgeeft als de koelkast te warm wordt.

Ook zonder te tornen aan de veiligheid kan er ruimte in de regels gecreëerd worden. Door niet alleen op protocollen te vertrouwen, maar ook op mensen en hun gezond verstand.

Deze column is verschenen op de website van Managementboek Magazine.